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Etats de publication et Partage

Apprenez comment partager et contrôler l'accès à vos contenus en utilisant des règles de processus documentaire (workflow), aussi appelé processus de publication.

Cette ressource contient deux rubriques indispensables :

  1. Etats de publication basiques
  2. Collaboration au travers du Partage

1. États de publication basiques

Dans le coin en haut à droite du panneau Voir de tout type de contenu -- dossiers, images, documents, etc ..., y compris tout type spécialisé de contenu -- se trouve un menu État permettant d'indiquer le statut de l'élément concerné dans le processus de publication. Ce menu État dispose de choix pour contrôler l'état de publication :

Le "titre" du menu vous montrera l'état présent de l'élément dans le processus de publication, par exemple État : Privé, comme montré ci-dessus. "Privé" est l'état initial lorsque vous ajoutez un contenu : une image uploadée, un document, une actualité, etc ...

IMPORTANT : dans l'état Privé, comme son nom l'indique, le contenu ne sera généralement pas visible par les visiteurs du site.

  • Le choix Publier du menu rendra l'élément disponible sur le site pour les visiteurs y compris anonymes.
  • Le choix Soumettre à la publication est utilisé pour les sites où des directeurs de publication doivent approuver le contenu créé préalablement à sa mise à disposition au public. Aussi, et c'est un point très important, certains types de contenus, comme les actualités et événements, n'apparaîtront pas sur le site Internet comme vous pourriez vous y attendre, tant qu'ils n'auront pas été expressément publiés.

IMPORTANT : le statut (ou état) de publication peut être changé uniquement par les utilisateurs dont les comptes comportent les autorisations nécessaires (Administrateurs ou Modérateurs).

Les choix du menu État reflèteront les permissions définies pour tel compte utilisateur. Par exemple, un Rédacteur peut ajouter des contenus mais le menu État ne montrera pas le choix Publier, seulement le choix Soumettre à la publication. Cela s'explique par le fait qu'un Rédacteur doit d'abord soumettre ses contenus à l'approbation de l'équipe rédactionnelle avant publication. Si votre compte dispose des permissions adéquates, cependant, le choix Publier apparaîtra et vous pourrez publier en une étape.

REMARQUE : pour un éditeur (Administrateur ou Modérateur), un contenu qui a été soumis à publication peut être soit publié soit rejeté.

2. Collaboration au travers du Partage (réglage local des droits et permissions)

Dans cet exemple, Aline Dupond est Administrateur d'un site Plone et dispose donc d'un accès plein et entier : elle peut ajouter, modifier, supprimer et publier du contenu n'importe où sur le site.

Elle vient de créer un dossier intitulé "Documentation" et y a ajouté un document "Aperçu du projet" . Elle n'a pas publié ni le dossier ni le document qui sont donc, par défaut, privés.

Elle veut dans un premier temps laisser son collègue, John Smith, ajouter du contenu au dossier Documentation. Il a la permission de modifier tout contenu préexistant, mais elle a besoin qu'il puisse commencer à ajouter du contenu.

Avant que nous continuions avec Aline Dupond, jetons un oeil à ce que voit John Smith pour le moment lorsqu'il s'authentifie sur le site Plone :

Notez que pour le moment, John Smith ne peut même pas voir le dossier Documentation, parce que Aline Dupond l'a créé et qu'il est toujours en état Privé. Toutes les permissions par défaut sont déjà en place et fonctionnent comme prévu.

Aline Dupond va donc donner à John Smith les permissions dont il a besoin pour ajouter du contenu au dossier Documentation.

Pour cela, Aline Dupond navigue jusqu'au dossier Documentation et clique sur l'onglet Partage pour faire apparaître le panneau correspondant :

Une des premières choses à remarquer est que Aline Dupond dispose déjà de toutes les permissions possibles sur ce dossier. Ces permissions lui ont en fait été attribuées à partir d'un niveau supérieur du site, comme l'indique le symbole bleu.

Si l'on regarde de plus près les permissions disponibles, il y a :

Peut Ajouter : signifie attribuer le rôle local de Contributor (Contributeur)

Cela signifie que lorsque cette permission est accordée à un utilisateur particulier (ou groupe d'utilisateurs), cet utilisateur peut ensuite ajouter de nouveaux éléments de contenu. Et comme cet utilisateur était aussi le créateur de ces éléments de contenus, il pourra également les modifier comme il le souhaite.

Peut Modifier : signifie attribuer le rôle local de Editeur (Editor)

Lorsque cette permission est accordée sur un dossier, l'utilisateur peut non seulement modifier ce Dossier (titre et description), mais également tout élément contenu dans ce dossier. Notez cependant, que l'utilisateur n'a pas le droit de supprimer un élément quelconque dudit dossier. Lorsque la permission est accordée sur un autre élément comme un Document, l'utilisateur ne peut modifier que cet élément et aucun autre des éléments du dossier.

Peut Voir : signifie attribuer le rôle local de Lecteur (Reader)

Lorsque cette permission est accordée sur un dossier ou d'autres éléments, l'utilisateur peut voir le contenu privé mais ne peut y apporter aucun changement.

Peut Modérer : signifie attribuer le rôle local de Modérateur (Reviewer)

Lorsque cette permission est accordée, l'utilisateur peut publier les éléments concernés.

Dans cet exemple, Aline Dupond va accorder à John Smith la permission "Peut Ajouter" au dossier Documentation, pour qu'il puisse ajouter du contenu au dossier. Avant cela, elle doit Rechercher son compte utilisateur par son nom ou son identifant :

Aline Dupond peut maintenant ajouter des permissions spécifiques pour John Smith dans le dossier Documentation. Elle va lui donner la permission "Peut Ajouter" puis cliquer sur "Enregistrer" :

John Smith peut maintenant apercevoir le dossier Documentation dans la barre de menu même si cet élément est encore privé :

Lorsque John Smith clique sur l'onglet Documentation, il remarque :

  • qu'il Peut Ajouter du contenu dans ce dossier (il a ajouté le document "Document très intéressant") ;
  • qu'il ne peut pas modifier ce dossier (Aline Dupond ne lui a pas donner le droit Peut modifier)

IMPORTANT : John Smith ne voit pas les contenus privés crées par Aline Dupond (ici le document "Aperçu de projet")

IMPORTANT : John Smith peut modifier uniquement les contenus qu'il ajoute. Par exemple, il ajoute un autre Document intitulé "Installation de Widget". Une fois fini, il l'enregistre :

IMPORTANT : Aline Dupond peut voir et modifier le travail que John Smith a effectué.

Elle clique sur l'onglet Documentation et voit que John smith a effectivement travaillé. Elle clique sur la page "Installation de Widget" pour observer le document plus en détails :

Remarquez que Aline Dupond dispose des pleins accès sur la page que John smith a créé. Elle peut ainsi l'éditer, la couper/copier/coller ou attendre que John Smith soumette cette page à publication. Dans notre exemple, Aline a choisi de supprimer l'élément "Document très intéressant" au titre fantaisite ...

 

Aline Dupond veut maintenant laisser les pleins pouvoirs sur la modification (mais non pas la publication) du dossier Documentation à John Smith. Elle retourne donc dans le dossier Documentation et clique sur l'onglet Partage :

De là, elle n'a plus qu'à cocher la case "Peut Modifier" et John Smith pourra modifier tout le contenu du dossier Documentation -- y compris le dossier lui-même. Quand John Smith se rendra la prochaine fois dans le dossier Documentation, et cliquera sur "Aperçu du Projet" (qui est un Document que Aline Dupond a créé), voici ce qu'il verra :

John Smith peut donc désormais modifier n'importe quel élément du dossier Documentation, quel qu'ait été son créateur originel.

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